Det er mulig å jobbe raskere uten å ofre kvaliteten. Og nei, dette er ikke en spøk, en spøk eller umulig. En oppgave kan ta kortere tid hvis du legger en plan, minimerer distraksjoner og samarbeider intelligent.
I denne artikkelen forteller vi deg hvilke strategier du bør implementere i ditt daglige liv, slik at du, i tillegg til å fullføre ansvaret raskere uten å gå på akkord med nivået, har tid til overs for deg selv! Enten du vil hvile eller vie deg til hobbyene dine.
Hvordan jobbe raskere uten å ofre kvalitet?
Her er hovedpunktene du bør huske for å jobbe raskere med kvalitet.
1. Samarbeid intelligent
De siste årene har «det møtet kunne vært en e-post» blitt en så populær setning, og til og med et meme. I en undersøkelse utført av Korn Ferry uttrykte 67 % av arbeiderne at overdreven møter hindrer dem i å få arbeidet gjort. Overdrevne møter er bare ett eksempel på ineffektivt samarbeid på jobben. Det er også problemer som stammer fra interne chat-systemer, overveldende e-posttråder og til og med forvirrende oppgaver.
I dag, med mange team som jobber eksternt fra distribuerte lokasjoner, er det viktig å forbedre åpenheten og minimere overkommunikasjon. En måte å gjøre dette på er med et samarbeidsverktøy som Hive som bringer alle teamkommunikasjonssystemer, dokumenter og oppgaver inn i et sentralisert dashbord.
2. Slutt å multitasking
Du kan ikke være veileder, essayforfatterhjelper, regnskapsfører eller prosjektleder samtidig, kan du ikke? Har du noen gang lurt på hvordan du kan jobbe med 5 ting samtidig, men aldri oppnå noe? Det er fordi multitasking er en produktivitetsmyte. Det har vist seg at det tar 40 % lengre tid å utføre oppgaver ved multitasking.
Alternativet? Monotasking. Som du kan forestille deg, refererer dette til å gjøre en enkelt oppgave om gangen, for kortere intervaller som korrelerer med det gjennomsnittlige menneskelige oppmerksomhetsspennet på ca. 18 til 20 minutter. Hvis du har problemer med å fokusere på en enkelt oppgave, hold deg unna distraksjoner. Slå av varslene dine, lukk ubrukte nettleserfaner, og vær oppmerksom på hvor mye raskere du kan jobbe når du fokuserer på én ting.
3. Lag en plan
Du kan redusere tiden mellom oppgavene når du planlegger ukedagen din på forhånd. Disse tre stadiene vil hjelpe deg med å organisere arbeidet ditt:
- Lag en liste over alt du må få gjort i dag. Dette vil hjelpe deg med å holde oversikt over arbeidet som skal utføres og forhindre overbelastning. Bare vær sikker på at planen din er gjennomførbar og oppnåelig. På den tiden du har til rådighet skal du kunne gjennomføre alt du hadde planlagt.
- Lag en huskeliste som kun inneholder de store, tidkrevende oppgavene. Hvis du legger til mikrooppgaver også, vil gjøremålslisten din bli overbelastet, noe som forårsaker unødvendig spenning og inntrykk av at du aldri får gjort noe. Gni en jobb av listen når du fullfører den.
- Lag langsiktige planer. Planlegg for eventuelle kommende frister og feriedager for å sikre at du fullfører oppgaven i tide. Du kan nyte pausene dine uten å bekymre deg for jobben hvis du forbereder deg på forhånd. Legg til påminnelser i kalenderen din for å hjelpe deg å holde deg proaktiv.
4. Bruk en timer mens du jobber
Dette er et enkelt triks for å jobbe raskere uten at det går på bekostning av kvaliteten. Du kan overvåke hvor lang tid du bruker på hver jobb ved å bruke en stoppeklokke eller tidtaker. Når du gir deg selv en bestemt mengde tid til å fullføre hver oppgave, presser du deg selv til å fullføre dem raskere.
Parkinsons lov i næringslivet sier at «arbeidet utvides for å fylle tiden som er tildelt det.» Dette innebærer at hvis du ikke har mange oppgaver å utføre, vil en av dem ta lengre tid enn den burde. I denne tilnærmingen gir du inntrykk av at du har jobbet hele dagen mens du kaster bort mye tid.
Det kan ta lengre tid enn nødvendig å utføre en oppgave hvis du ikke tildeler en bestemt tid til den. For å fremskynde jobben din gjennom dagen, lag derfor nøyaktige mål for hver oppgave.
5. Sett inkrementelle mål
En måte å øke produktiviteten og motivasjonen på er å sette små milepæler som leder opp til det overordnede målet. Disse mindre målene vil gi deg noe å jobbe mot i umiddelbarheten, noe som øker motivasjonen og hindrer deg i å gå deg vill i det store bildet. For å jobbe raskere uten å ofre kvalitet, er dette et must.
Målsetting er ikke bare en beste praksis for arbeid, det er velkjent for å påvirke suksess. Å gjøre det skaper fart, ettersom å ha et mål identifisert stimulerer ønsket om å komme dit så raskt som mulig.
6. Minimer distraksjoner
Prøv å minimere distraksjoner mens du jobber. Du kan for eksempel slå av fjernsynet eller radioen med mindre det er for musikk som hjelper deg å konsentrere deg. Du kan også vurdere å slå av telefonen eller sette den på vibrering. En god måte å unngå fristelser på er å holde mobiltelefonen ute av syne. Hvis du har den for hånden og ser på skjermen, slår du den på bare for å se om du har noe, og du blir fristet til å gå inn i nettverkene uten å skjønne at du har tapt en halvtime.
Hvis du jobber hjemmefra, lukk døren for å unngå å bli forstyrret av andre. Men hvis du ikke har et rom for deg selv, kan du bruke hodetelefoner med musikk slik at du unngår å bli distrahert av lyder og skravling rundt deg.
7. Grupper lignende oppgaver sammen
Når du fokuserer på relaterte oppgaver, bruker du mindre tid på å bytte mellom ulike oppgaver. Du kan for eksempel dedikere en viss tid til å svare på alle e-postene dine eller planlegge en liste over telefonsamtaler etter hverandre. Deretter går du videre til å laste opp informasjon. Deretter går du videre til kundesamtaler. Og så videre.
Hver gang du starter en type oppgave, må du tenke på hva du må gjøre, og du kan trenge ulike typer verktøy for hver oppgave, noe som betyr å kaste bort tid. Hvis du gjør alle lignende oppgaver sammen, unngår du det. Prøv det!
8. Ta deg tid til å koble fra jobben
Dette er et godt tips for å fullføre denne listen over hvordan du kan jobbe raskere uten å ofre kvaliteten. Å sette av personlig tid til å koble fra jobben kan øke produktiviteten. Planlegg en pause i løpet av dagen og uken, og fokuser på å gjøre noe du liker i løpet av den personlige tiden.
Du kan for eksempel bruke de første timene av dagen på å gjøre noe som betyr noe for deg, for eksempel yoga, gå en tur eller leke med barna dine. Dette skal hjelpe deg med å tømme tankene, sette deg i bedre humør og holde deg fokusert i arbeidstiden slik at du kan jobbe raskere.
Du bør også prøve å koble fra arbeidsrelaterte tanker i helgene slik at du kan komme tilbake til jobb uthvilt og klar hver uke. Det kan være nyttig å sette opp separate e-postkontoer, dvs. ikke ha personlige og profesjonelle e-poster i samme postkasse. På denne måten vil du begrense tilgangen til profesjonelle meldinger i løpet av helgen.
Hvordan klarer du å jobbe raskere uten å ofre kvaliteten?
Det er mange måter å jobbe raskere på uten å ofre kvaliteten. Ved å teste disse tiltakene foreslår vi at du kan se hvilke du føler deg mer komfortabel med og hvilke som er mer effektive for deg. Det viktige er at du finner en måte å holde fokus og forbedre produktiviteten din.